La gestion des congés payés est une fonction importante pour les entreprises. D’une part, cette solution permet de manager l’absence des salariés et mieux s’organiser. D’autre part, il est indispensable d’accorder dans la limite du possible les congés désirés par vos salariés (cela peut dépendre du secteur et de la saisonnalité de votre activité). Mais, savez-vous comment vous y prendre ? De plus en plus dans les entreprises et organisations s’imposent la dématérialisation et la simplification des processus de ressources humaines. Au-delà du gain de temps évident que permet un logiciel de gestion des congés en ligne, vous gagnez en visibilité sur le planning de votre équipe en temps réel et vous réduisez les processus de demande et de validation des congés.

Comment gère-t-on les congés payés dans une entreprise ?

En tant que chef d’entreprise, il est important de déterminer la période durant laquelle vos employés vont pouvoir prendre des vacances. La période de référence correspond au temps de travail effectué par le salarié qui lui permet ainsi d’accéder à ses congés. Selon la loi, un mois de travail offre au salarié 2,5 jours ouvrables de congé. Cela concorde à 1 mois de congés par an travaillé. Néanmoins, des conventions collectives, des dispositions contractuelles ou encore des accords peuvent venir modifier ces droits. Dans certaines conditions, la durée des congés peut être réduite en cas d’absence au cours de la période de référence d’un salarié. Mais, il existe des absences qui sont identifiées par la loi à du travail effectif :
  • Les périodes de congé maternité et paternité ;
  • Les congés individuels de formation ;
  • Les périodes de préavis dispensé par l’employeur.

Les congés non pris en raison d’une absence pour congé de maternité, congé d’adoption, accident du travail ou maladie professionnelle, etc. doivent être remis à plus tard, quand bien même la période de prise des congés est expirée. Les temps où le salarié est en arrêt maladie suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle sont également confondus à du temps de travail effectif sous certaines conditions de durée.

Quelques conseils pour mieux préparer ces congés

Avant d’aller en congés, il est fondamental de prendre quelques précautions dans l’entreprise. Vous devez :
  • Informer vos collègues de vos dates de congés, à l’avance ;
  • Partir durant une période creuse (le mois d’août généralement) ;
  • Trouver une personne pour assurer l’intérim et prendre les décisions à votre place ;
  • Prévenir vos principaux interlocuteurs (clients et prospects), et leur transférer les coordonnées de votre remplaçant ;
  • Installer une réponse automatique sur votre adresse mail et sur vos répondeurs, indiquant votre période de vacances et le partenaire à aborder en votre absence ;
  • Conclure les dossiers en cours avant de partir. Autrement, avertissez votre délégué et vos collaborateurs afin d’assurer un suivi de ces dossiers ;
  • Garder votre téléphone portable près de vous pour pouvoir être contacté en cas d’urgence. Il faudra aussi vérifier vos mails quand vous le pouvez.

 

Quels moyens mettre en œuvre pour manager au mieux les congés des salariés ?

Chaque entreprise utilise différents outils pour organiser les congés et absences de ses employés. Certaines font usage des tableaux Excel afin d’y lister toutes les dates, leurs acceptations et leurs motifs. Toutefois, elles peuvent utiliser un logiciel de gestion des congés payés. Celui-ci permet aux responsables des ressources humaines d’accorder les départs en congés des salariés et la continuité de l’activité de l’entreprise. Ces logiciels de gestion des congés réglementent entièrement :
  • Le processus de demande d’absence ;
  • Le planning équipe et groupes ;
  • La gestion des compteurs et soldes ;
  • La gestion des heures supplémentaires et la compensation.

Quel que soit le mode de fonctionnement de votre entreprise, la prévision et l’organisation sont de rigueur. Anticipez, en informant vos collaborateurs afin qu’ils puissent s’organiser et préparer votre absence.

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés payés

Un logiciel de gestion de congé présente de nombreux atouts !

La simplification des procédures

Le premier avantage de ce type de logiciel est la facilitation des procédures de demande de congé. On n’a plus besoin de rédiger chaque demande et autorisation sur un papier volant. Le salarié est amené à envoyer un email de demande de congé notifié par une alerte aux ressources humaines. Tout est examiné sur un planning afin d’autoriser ou de refuser une demande en fonction du solde du groupe.

L’accès en temps réel au planning

Un manager doit avoir accès à tout moment au planning de l’équipe pour garantir le bon déroulement des activités au sein de l’entreprise. Au lieu de parcourir un livre de congé, il a sous la main une interface ergonomique pour distinguer les taux de présence et d’absence d’un salarié ainsi que la moyenne du groupe.

Le gain de temps considérable

Comme tout est à portée de main, l’utilisateur gagne plus de temps à utiliser un logiciel de gestion de congé payé qu’à travailler sur papier ou sur un tableau Excel classique. Le manager peut suivre en temps réel les congés des salariés, ce qui lui permet d’accorder les activités prévues pour une période donnée en fonction des effectifs.

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